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Introduzione
Non è un segreto che la produttività è importante sia per le aziende che per i dipendenti. Dopo tutto, chi non vorrebbe ottenere di più in meno tempo?
Sebbene esistano innumerevoli consigli e trucchi per aumentare la produttività, può essere difficile sapere da dove cominciare. Questo articolo vi fornirà alcune strategie semplici ma efficaci che potrete mettere in pratica fin da subito per iniziare a vedere i risultati.
Se siete pronti ad aumentare la vostra produttività (e chi non lo è?), continuate a leggere!
Che cos’è la produttività?
Si parla spesso di produttività in termini di efficienza, ovvero di ottenere il massimo risultato dal minimo input. È un comune termine commerciale perché è facile da misurare – quanti widget si possono produrre in un’ora? – e i guadagni di produttività possono essere tradotti in profitti tangibili.
Ma la produttività è anche un concetto personale. Riguarda il modo in cui si utilizza il proprio tempo ed è qualcosa con cui tutti noi lottiamo, prima o poi. Ci sono sempre più cose da fare sulla nostra lista rispetto alle ore a disposizione, e può essere difficile rimanere concentrati sul compito da svolgere.
Ma ci sono modi per migliorare la produttività, sia sul posto di lavoro che nella vita privata. Sviluppando una migliore gestione del tempo e imparando a stabilire le priorità, si può imparare a sfruttare al meglio ogni minuto.
E quando sarete più produttivi, non solo riuscirete a fare di più, ma vi sentirete anche meglio con voi stessi e con i vostri risultati.
Come migliorare la produttività?
Ci sono molte cose che potete fare per migliorare la vostra produttività.
Ecco un elenco di alcuni dei consigli più efficaci
- Stabilire obiettivi e scadenze realistici. È importante essere realistici quando si fissano gli obiettivi, sia per quanto riguarda i risultati che si spera di ottenere, sia per quanto riguarda i tempi entro i quali si vuole raggiungere l’obiettivo.
- Suddividere i compiti in parti più piccole e gestibili. Quando un compito sembra troppo scoraggiante, suddividetelo in fasi più piccole che possono essere completate una alla volta.
- Stabilite orari specifici per il lavoro e rispettateli. Questo vi aiuterà a evitare le distrazioni e a concentrarvi sui vostri compiti.
- Fate regolarmente delle pause, ma non troppo spesso, e alzatevi e muovetevi di tanto in tanto.
- Delegare o esternalizzare i compiti quando possibile.
- Mantenere l’organizzazione: questo include la creazione di sistemi di archiviazione per le pratiche, mantenere la scrivania pulita e priva di disordine, ecc.
- Evitare il più possibile il multitasking: è meno produttivo che fare una cosa alla volta.
- Praticare la mindfulness o la meditazione: entrambe possono aiutare a concentrarsi meglio e a mantenere la calma sotto pressione.
Seguendo questi semplici consigli, potrete aumentare la vostra produttività e raggiungere i vostri obiettivi.
To do list
Qualsiasi persona di successo vi dirà che la produttività inizia con una buona lista di cose da fare. Questo semplice strumento può aiutarvi a definire le vostre priorità, a tenere traccia dei progressi e ad assicurarvi che nulla vada perduto.
Ma non tutti gli elenchi di cose da fare sono uguali. Per essere veramente efficace, la lista delle cose da fare deve essere adattata al vostro stile di lavoro.
Ecco alcuni suggerimenti per iniziare:
Innanzitutto, analizzate attentamente il vostro flusso di lavoro.
Come vi approcciate di solito al vostro lavoro?
- Vi piace iniziare con i grandi progetti e poi passare ai compiti più piccoli?
- Oppure preferisce eliminare prima le cose facili, in modo da potersi concentrare in seguito sulle attività più impegnative?
Una volta compreso il vostro flusso di lavoro, potete iniziare a comporre un elenco di cose da fare che lo supporti.
Poi, pensate al tipo di formato più adatto a voi. Alcuni preferiscono il formato di un semplice elenco, mentre altri amano utilizzare un approccio più visivo con mappe mentali o schede di progetto. Non c’è una risposta giusta o sbagliata: basta scegliere il formato che vi aiuterà a rimanere organizzati e in carreggiata.
Infine, assicuratevi di rivedere regolarmente la vostra lista di cose da fare e di modificarla se necessario. Man mano che le vostre priorità cambiano e si presentano nuove sfide, la vostra lista di cose da fare dovrebbe evolversi di pari passo.
Dedicando del tempo alla messa a punto del vostro elenco di cose da fare, potrete prepararvi al successo della produttività.
I vantaggi della produttività
I benefici dell’essere produttivi sono molti. Quando siamo produttivi, riusciamo a fare di più in meno tempo, liberando così il nostro tempo per altre attività.
Inoltre, la produttività può portare a una maggiore soddisfazione per il nostro lavoro, in quanto sentiamo un senso di realizzazione quando completiamo i compiti in modo efficiente.
La produttività può anche aumentare il nostro umore e i nostri livelli di energia, perché ci fa sentire bene depennare le voci dalla nostra lista di cose da fare. Contribuendo così a ridurre i livelli di stress e a migliorare la salute fisica e mentale.
Ad esempio, alcuni studi hanno dimostrato che le persone più produttive tendono a dormire meglio e a ridurre i livelli di ansia. Inoltre, tendono ad avere una pressione sanguigna più bassa e un peso più sano.
Infine, essere produttivi può aiutarci a raggiungere più rapidamente i nostri obiettivi, siano essi personali o professionali. Quindi, se siete alla ricerca di modi per migliorare la vostra salute, e raggiungere gli obiettivi più velocemente, essere più produttivi è un ottimo punto di partenza.
Perché le pause sono fondamentali?
La maggior parte delle persone conosce la sensazione di essere impantanati dal lavoro, che si tratti di una lista infinita di cose da fare o di una scadenza incombente.
Quando ci troviamo in questo stato, possiamo avere l’impressione che fare una pausa possa solo peggiorare le cose. Tuttavia, la ricerca ha dimostrato che le pause possono essere utili per la produttività.
Uno studio ha rilevato che i dipendenti che facevano pause regolari avevano maggiori probabilità di sentirsi riposati e di lavorare in modo più efficiente.
Ma non solo, le pause possono anche contribuire a ridurre lo stress e a migliorare l’umore.
Ad esempio, una pausa di cinque minuti per fare stretching o camminare può contribuire ad aumentare il flusso sanguigno e a ridurre la tensione. Le pause possono essere utilizzate anche per fare brainstorming o per pianificare il futuro.
Se ci prendiamo qualche minuto per allontanarci dal lavoro, spesso riusciamo a vedere le cose in modo più chiaro e a trovare soluzioni migliori.
Quindi, la prossima volta che vi sentite sopraffatti dal lavoro, fate un passo indietro e concedetevi una pausa. Potreste rimanere sorpresi di quanto sia utile.
Matrice di Eisenhower
La Matrice di Eisenhower è uno strumento di produttività che aiuta a stabilire le priorità dei compiti in base all’urgenza e all’importanza.
Sviluppata dal presidente Dwight D. Eisenhower, la matrice si basa sulla premessa che:
- Se un compito è importante e urgente, deve essere svolto immediatamente.
- Se invece è importante ma non urgente, deve essere pianificato.
- Mentre un compito che non è importante ma urgente, deve essere delegato.
- E se un compito non è né importante né urgente, deve essere abbandonato.
Sebbene la matrice sia un concetto semplice, può essere molto efficace per aiutarvi a concentrare il vostro tempo e le vostre energie sui compiti più importanti.
Se usato correttamente, Il principio di Eisenhower può aiutarvi a raggiungere una maggiore produttività e tranquillità.
Se vuoi saperne di più a riguardo, leggi il nostro articolo: Principio di Eisenhower.
Conclusione
La produttività è un tema molto sentito nella società di oggi. Siamo costantemente inondati di messaggi su come essere più produttivi e di consigli per aumentare i nostri livelli di produttività.
Ma cosa significa davvero produttività? E perché dovrebbe interessarci?
In questo articolo abbiamo dato una definizione di produttività e illustrato i vantaggi dell’essere produttivi. Abbiamo anche condiviso alcuni consigli su come iniziare a diventare più produttivi.
Infine, abbiamo parlato dell’importanza delle pause e abbiamo fornito un esempio della matrice di Eisenhower. Ci auguriamo che, dopo aver letto tutto questo, abbiate capito meglio cos’è la produttività e perché è importante.