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Introduzione
La “gestione del tempo” è il processo di organizzazione e pianificazione di come dividere il proprio tempo tra attività specifiche.
Una buona gestione del tempo ti permette di lavorare in modo più intelligente – non di più – così da ottenere di più in meno tempo, anche quando il tempo è poco e la pressione è alta. Non riuscire a gestire il proprio tempo danneggia le proprie capacità e provoca stress.
Come possiamo diventare migliori gestori del tempo?
Non mancano certo i consigli: libri e blog, strumenti e app, tutti creati per migliorare la gestione del tempo con una serie di soluzioni pronte all’uso. Eppure, la realtà più frustrante per gli individui che cercano di migliorare la loro gestione del tempo è che non importa quanto efficacemente progettati questi strumenti possano essere, è improbabile che funzionino.
Semplicemente, questi strumenti presuppongono un insieme di conoscenze di base di una persona, ma le competenze che comprendono la gestione del tempo precludono l’efficacia di qualsiasi strumento o applicazione.
La gestione del tempo è definita come il processo decisionale che organizza, protegge e adatta il tempo di una persona in base alle mutevoli condizioni circostanti.
Tre abilità particolari distinguono il successo del time management dal fallimento, e sono:
- Consapevolezza: pensare realisticamente al proprio tempo comprendendo che è una risorsa limitata.
- Organizzazione: progettare e organizzare i vostri obiettivi, piani, orari e compiti per usare efficacemente il tempo.
- Adattamento: monitorare l’uso del tempo durante lo svolgimento delle attività, compreso l’adattamento alle interruzioni o al cambiamento delle priorità.
Di queste tre abilità, l’organizzazione è probabilmente la più nota, soprattutto considerando che la maggior parte delle app e degli hack si occupano di programmazione e pianificazione.
Tuttavia, non c’è lo stesso riconoscimento diffuso delle abilità di consapevolezza e adattamento.
Conseguenze di una cattiva gestione del tempo.
- Scarso flusso di lavoro
- Perdita del controllo
- Tempo perso
- Scarsa reputazione
- Scarsa qualità del lavoro
Quali sono i vantaggi della gestione del tempo?
La capacità di gestire il proprio tempo in modo efficace è importante. Una buona gestione del tempo porta a una maggiore efficienza e produttività, meno stress e più successo nella vita.
Ecco alcuni benefini del Time Management:
- Elimina lo stress
Fare e seguire un programma di lavoro riduce l’ansia. Quando si controllano le voci sulla lista delle “cose da fare”, si può vedere che si stanno facendo progressi visibili. Questo vi aiuta ad evitare di sentirvi stressati dalla preoccupazione di non riuscire a fare tutto.
- Più tempo
Una buona gestione del tempo ti dà più ore da dedicare alla tua vita quotidiana. Le persone che riescono a gestire il tempo in modo efficace hanno più spazio da dedicare agli hobby o ad altre attività personali.
- Più opportunità
Gestire bene il tempo porta ad avere più opportunità e meno tempo sprecato in attività banali. Le buone capacità di gestione del tempo sono qualità fondamentali che i datori di lavoro cercano. La capacità di stabilire le priorità e programmare il lavoro è estremamente ricercata da qualsiasi organizzazione.
- Capacità di raggiungere gli obiettivi
Le persone che praticano una buona gestione del tempo sono in grado di raggiungere meglio le mete e gli obiettivi, e lo fanno in un tempo più breve.
Cosa dice il principio di Eisenhower?
Il principio Eisenhower è una tecnica di gestione del tempo che aiuta le persone a dare priorità ai loro compiti considerando quanto sia importante e urgente ogni compito. Il principio prende il nome dal presidente Dwight D. Eisenhower, che era noto per il suo uso efficace della gestione del tempo.
Il principio può essere riassunto come segue:
“Ciò che è importante è raramente urgente e ciò che è urgente è raramente importante”
Questo significa che le persone dovrebbero concentrarsi sui compiti che sono importanti, anche se non sono urgenti. Così facendo, possono evitare di impantanarsi in compiti non importanti ma urgenti. Il principio di Eisenhower è uno strumento prezioso per chiunque voglia sfruttare al meglio il proprio tempo.
Esaminiamo alcuni modi per gestire il tempo in modo efficace
Elenco di suggerimenti per una gestione efficace del tempo:
- Impostare correttamente gli obiettivi
Fissare obiettivi che siano raggiungibili e misurabili. Usa il metodo SMART quando stabilisci gli obiettivi. In sostanza, assicurati che gli obiettivi che fissi siano: Specifici, Misurabili, Raggiungibili, Rilevanti e Tempestivi.
- Dare priorità con saggezza
Dare priorità ai compiti in base all’importanza e all’urgenza. Per esempio, guarda i tuoi compiti quotidiani e determina quali sono:
- Importanti e urgenti: Esegui subito questi compiti.
- Importanti ma non urgenti: Decidi quando fare questi compiti.
- Urgente ma non importante: Delegare questi compiti se possibile.
- Non urgente e non importante: Mettili da parte per farli più tardi.
- Impostare un limite di tempo per completare un compito
Stabilire dei limiti di tempo per completare i compiti vi aiuta ad essere più concentrati ed efficienti. Fare un piccolo sforzo in più per decidere quanto tempo è necessario assegnare a ciascun compito può anche aiutarvi a riconoscere i potenziali problemi prima che si presentino. In questo modo si possono fare piani per affrontarli.
- Fare una pausa tra un impegno e l’altro
Quando si fanno molti compiti senza una pausa, è più difficile rimanere concentrati e motivati. Concedetevi un po’ di tempo libero tra un lavoro e l’altro per schiarirvi le idee e rinfrescarvi. Prendi in considerazione l’idea di fare un breve sonnellino, fare una breve passeggiata o meditare.
- Organizza il tuo tempo
Utilizza il tuo calendario per una gestione del tempo a lungo termine. Scrivi le scadenze per i progetti, o per le attività che fanno parte del completamento del progetto generale. Pensa a quali giorni potrebbero essere migliori da dedicare a compiti specifici.
- Rimuovere compiti/attività non essenziali
È importante rimuovere le attività o gli impegni in eccesso. Determinate cosa è importante e cosa merita il vostro tempo. Rimuovere tutto ciò che non è essenziale libererà più tempo da dedicare alle cose veramente importanti.
- Pianifica in anticipo
Assicuratevi di iniziare ogni giorno con un’idea chiara di ciò che dovete fare – ciò che deve essere fatto quel dato giorno. Prendi in considerazione l’abitudine, alla fine di ogni giornata di lavoro, di andare avanti e scrivere la tua lista di “cose da fare” per il giorno successivo. In questo modo, la mattina dopo, potrete partire con il piede giusto.
In sintesi
La gestione del tempo è fondamentale per chiunque voglia avere successo. Non solo nell’ambito lavorativo, ma anche nella vita di tutti i giorni. L’ironia è che abbiamo bisogno di diventare migliori gestori del tempo dei nostri sforzi per migliorare la gestione del tempo.