Smart Working – Che cos’è? Proroga – Situazione Attuale & Benefici

Introduzione

Lo smart working o lavoro agile è un modo particolare di svolgere il lavoro subordinato caratterizzato dall’assenza di vincoli orari e di luogo. Negli ultimi anni a causa del Covid-19 ha subito varie modifiche di disciplina e con le ultime disposizioni legislative ha avuto numerose proroghe.

Lo smart working oltre ad aumentare il rendimento lavorativo e a favorire il bilanciamento vita lavoro, è stato uno strumento fondamentale durante il periodo di pandemia di corona virus.

Proprio per la sua funzione dal 2019 ad oggi la sua disciplina ha subito numerosi aggiornamenti e proroghe.

Smart Working – in cosa consiste

Lo smart workingnon è un nuovo tipo di rapporto lavorativo ma un particolare modo esecuzione del lavoro del dipendente. È stata messa per aumentare la produttività, migliorare il bilanciamento vita- lavoro e diminuire i costi.

Secondo la legge di riferimento, lo smart working è un modo di eseguire il rapporto di lavoro deciso tramite accordo scritto tra lavoratore e datore di lavoro. Le tecnologie sono disponibili per fornire alle aziende la capacità di strutturare le proprie operazioni in termini di cicli, obiettivi e al di là delle limitazioni temporali o geografiche.

L’attività lavorativa può essere svolta sia all’interno dell’azienda sia all’esterno, senza un riferimento stabile. L’unico limite da rispettare è quello delle ore massime dell’orario di lavoro complessivo stabilito dalla legge e dal contratto collettivo di riferimento.

Il datore di lavoro risponde direttamente sulla sicurezza del lavoratore, del corretto funzionamento di tutta l’attrezzatura tecnologica assegnata al lavoratore per lo svolgimento della propria attività.

I lavoratori in smart working devono essere tutelati in caso di infortuni e malattie professionali. Inoltre, devono essere tutelati per tutti i servizi svolti al di fuori della proprietà aziendale e durante il tragitto da e per il lavoro.

Il datore di lavoro sia pubblico che privato che stipula accordi per far sì che la prestazione di lavoro sia svolta in smart working è comunque obbligato a riconoscere la precedenza di alcune categorie di lavoratori: richieste fatte dai lavoratori che hanno figli di massimo 12 anni, ma in caso di grave disabilità l’età può non contare. Il datore di lavoro tratta in modo equo le richieste di lavoratori con disabilità gravi o assistiti.

Differenza tra smart working e telelavoro

Anche se lo smart working e il telelavoro siano entrambe delle politiche di lavoro da remoto, le due fattispecie presentano delle sostanziali differenze legate soprattutto all’autonomia decisionale del lavoratore. Questo comporta che usare, come spesso accade, i due termini come sinonimi comporti un errore. Di seguito i punti caratterizzanti le due fattispecie lavorative:

Smart working

1. Sede di lavoro: il lavoratore può scegliere in autonomia dove svolgere la prestazione lavorativa, che sia la propria abitazione, un coworking o una biblioteca non fa differenza
2. Orario di lavoro: il lavoratore non è soggetto a vincoli imposti dal datore di lavoro e può svolgere la propria attività lavorativa in qualsiasi ora preferisca, rispettando i limiti imposti dalla legge e dalla contrattazione collettiva di riferimento.
3. L’organizzazione del lavoro può avvenire per fasi, cicli e obiettivi.
4. Per lavorare in smart working necessario un accordo scritto tra lavoratore e datore di lavoro

Telelavoro

1. Sede di lavoro: il lavoratore ha una postazione fissa esterna ai locali dell’azienda.
2. Orario di lavoro: orari più rigidi e meno flessibili per il lavoratore che deve rispettare gli stessi orari dei dipendenti che lavorano nei locali all’interno dell’azienda.
3. Anche per il telelavoro è necessario un accordo scritto tra lavoratore e datore di lavoro.

Aspetti comuni e vantaggi

Utilizzando le stesse tecnologie che rendono possibile il lavoro a distanza, lo smart working e il telelavoro condividono molte caratteristiche comuni. Con una connessione a Internet, i dipendenti sono in grado di operare fuori sede con facilità.

L’aspetto positivo di entrambi i tipi di lavoro è la mancanza di spostamenti, che riduce il traffico e l’inquinamento. In questi tempi di pandemia, inoltre, le possibilità di contagio sono minori e le attività lavorative possono continuare senza interruzioni.

L’uso di strumenti tecnologici e del lavoro a distanza comporta notevoli vantaggi sia per i datori di lavoro che per i dipendenti, ma il suo utilizzo non è ancora una pratica comune in Italia, nonostante la pandemia abbia accelerato enormemente la digitalizzazione.

Smart working – a chi procura benefici e quali sono?

Dopo numerosi studi possiamo affermare che lo Smart working procura benefici a:

• Aziende
• Dipendenti
• Ambiente

Riguardo le aziende, Secondo le analisi dell’Osservatorio Smart Working, i benefici che si ottengono dall’applicazione del lavoro da remoto possono essere così calcolati:

1. Aumento del rendimento lavorativo,
2. Aumento della presenza lavorativa riducendo il fenomeno assenteistico;
3. abbattimento delle spese riguardanti i locali aziendali.

Le aziende possono risparmiare sui costi associati ai consumi energetici, a cui, vista la riduzione delle postazioni, si aggiunge la possibilità di ottimizzare gli spazi aziendali. Con due giorni di lavoro a distanza, i risparmi totali per uno smart worker si attestano attorno a 600 euro annuali. Le aziende potrebbero invece risparmiare 2500 euro all’anno per postazione lavorativa.

Si stima inoltre un incremento di produttività per un lavoratore che adotta una politica di Smart Working fino al 20%.Durante l’emergenza Covid-19, è emerso che circa 5 milioni di lavoratori (il 23% della forza lavoro totale) sono in grado di impegnarsi nello Smart Working.

Supponiamo anche che la diffusione dello Smart Working raggiunga il 75% dei lavoratori. L’aumento della rendita dell’attività lavorativa media del lavoro in Italia potrebbe sfiorare i 14 miliardi di euro. Anche se teoriche queste cifre aiutano a capire a grandi linee il grande potenziale sia economico che sociale del lavoro agile.

I benefici per i dipendenti:

Anche riguardo i dipendenti, Il lavoro agile da miglioramenti sostanziali sotto l’aspetto ambientale ed economico. Con il lavoro da remoto, appunto, si limitano gli spostamenti per raggiungere la postazione aziendale e, contemporaneamente, sono limitate le spese energetiche dei locali aziendali, anche se aumentano quelli di casa. Diversi sono gli aspetti che producono vantaggi ai dipendenti che operano in smart working circa otto-dieci giorni al mese:

1. limitazione del tempo e delle spese di trasferimento;
2. migliore bilanciamento di vita e lavoro;
3. aumento dello stimolo e dell’appagamento lavorativo.

Possiamo calcolare per esempio che un lavoratore da remoto risparmi approssimativamente un’ora al giorno, per ogni giorno di lavoro. ipotizzando che ogni lavoratore faccia pure soltanto dodici giornate al mese di lavoro da casa, le ore risparmiate in un anno sono approssimativamente 150 per dipendente. Ore che potrebbero essere sicuramente spese in modo più produttivo.

I benefici per l’ambiente:

Il lavoro da remoto da dei vantaggi anche sotto l’aspetto ambientale. Maggiormente sotto l’aspetto di:

• limitazione di emissioni di anidride carbonica;
• limitazione di traffico;
• maggior uso dei mezzi di trasporto pubblico.

Prendendo in considerazione la limitazione degli spostamenti per raggiungere l’ufficio e la possibilità per le imprese di limitare gli spazi adibiti a lavoro, i vantaggi sarebbero molti. Lavorando da casa anche solo dodici giorni al mese si potrebbe avere un risparmio sulle emissioni di circa 675kg di anidride carbonica in un anno.

Proroga smart working

Dopo aver analizzato tutti gli aspetti dello smart working, la domanda è quale sarà il suo destino ora che il periodo emergenziale è finito? Il 17 marzo 2022, lo stato di emergenza dichiarato in Italia si è concluso nei tempi previsti. Inoltre, il decreto ha prorogato lo Smart Working con un sistema semplificato fino al 31 dicembre 2021. Successivamente, a partire dal 2023, i datori di lavoro e i lavoratori potranno nuovamente concordare di utilizzare lo Smart Working come previsto dalla legge nel 2017.

Per facilitare il processo di presentazione delle comunicazioni sul lavoro agile, il 22 agosto 2022 il Ministero del Lavoro ha rilasciato un nuovo modello di comunicazione elettronica. I datori di lavoro devono presentare questo modulo entro cinque giorni dall’inizio dello Smart Working da parte dei dipendenti o prima della data di inizio di una proroga. Per snellire ulteriormente il processo e agevolare l’invio in massa, a partire da dicembre 2022 i datori di lavoro potranno utilizzare un’applicazione che consente l’invio tramite file Excel!

La Legge di Bilancio 2023 stabilisce che, fino al 31 marzo 2023, i datori di lavoro devono garantire che i dipendenti fragili (lavoratori privati e pubblici) possano lavorare a distanza (cioè in modalità smart working). Ciò include la possibilità di essere riassegnati a una mansione diversa all’interno della stessa categoria o classificazione. Inoltre, questi accordi non devono comportare tagli alla retribuzione, a meno che non siano previste disposizioni più favorevoli nei contratti collettivi nazionali di lavoro pertinenti.

Conclusioni

Lo smart working negli ultimi anni ha rivoluzionato la concezione del lavoro subordinato, dando come abbiamo visto notevoli vantaggi sia ad aziende che dipendenti. Il pensiero corrente però è che con la fine del periodo emergenziale si abbandoni l’idea del lavoro da remoto.

Considerando i benefici però, soprattutto a livello economico e sociale non è inverosimile pensare che il lavoro agile non sarà accantonato, anzi nei prossimi anni potremo notare sicuramente un incremento di questa particolare tipologia di lavoro.