Chi esercita questa attività deve prestare massima attenzione agli obblighi fiscali e alla conservazione della documentazione.
La conservazione della documentazione fiscale e contabile rappresenta un aspetto cruciale per cittadini e imprese, sia per garantire una corretta gestione amministrativa sia per prevenire sanzioni da parte dell’Agenzia delle Entrate.
Oltre alla mera archiviazione, è fondamentale conoscere con precisione i termini di conservazione previsti dalla normativa italiana e i limiti temporali entro cui l’Amministrazione finanziaria può effettuare accertamenti fiscali.
Normativa e termini di conservazione dei documenti fiscali
L’articolo 2220 del Codice Civile stabilisce che i documenti contabili devono essere conservati per almeno dieci anni dalla data dell’ultima registrazione, un termine confermato anche dall’articolo 8 dello Statuto del Contribuente, che limita la conservazione della documentazione fiscale a dieci anni dalla loro formazione, emanazione o utilizzo. Decorso questo periodo, l’Agenzia delle Entrate non può più fondare pretese sui documenti scaduti.
Per ciò che riguarda invece le ricevute di pagamento delle imposte (ad esempio IVA o imposta di registro), il termine minimo di conservazione è di cinque anni: entro tale arco temporale possono essere effettuate verifiche da parte del Fisco. Tuttavia, anche dopo il termine quinquennale, qualora l’imposta fosse dovuta, il contribuente rimane obbligato al pagamento.
Il tema della conservazione assume particolare rilievo per i documenti relativi a investimenti finanziari, come fondi comuni, azioni e obbligazioni. La documentazione, inclusi gli estratti conto bancari, deve essere mantenuta per almeno dieci anni per garantire la trasparenza fiscale e dimostrare l’origine dei capitali in caso di accertamenti.
Nel settore assicurativo, la conservazione varia a seconda del tipo di polizza e degli eventi occorsi: se non sono stati registrati sinistri, le quietanze di pagamento vanno conservate per almeno un anno, termine entro cui l’assicuratore può avanzare contestazioni.
In presenza di sinistri, invece, la documentazione deve essere mantenuta fino alla chiusura definitiva della pratica. Per le polizze vita, è previsto un periodo di conservazione di dieci anni dalla conclusione del contratto.
Per quanto concerne i documenti relativi a successioni ed eredità, la loro conservazione è a tempo indeterminato, poiché attestano il passaggio patrimoniale dal defunto agli eredi e sono indispensabili per la gestione di immobili, attività economiche o controversie legali. In caso di smarrimento, è possibile richiedere all’Agenzia delle Entrate una copia della dichiarazione di successione.
Infine, i documenti relativi a pratiche edilizie e sanatorie devono essere conservati per almeno dieci anni, ma è consigliabile mantenerli anche oltre, in quanto potrebbero essere richiesti per future compravendite o da eredi. La loro assenza può compromettere la vendita dell’immobile o il rilascio del certificato di agibilità.
Tempi e modalità dell’accertamento fiscale
A norma dell’articolo 43 delle disposizioni sull’accertamento delle imposte sui redditi, gli avvisi di accertamento devono essere notificati entro il 31 dicembre del quinto anno successivo a quello di presentazione della dichiarazione. Ad esempio, per un reddito dichiarato nel 2020, il termine per l’Agenzia delle Entrate per procedere con un controllo scade alla fine del 2025.
Nei casi di omessa presentazione della dichiarazione o di dichiarazione nulla, l’avviso può essere notificato entro sette anni dalla scadenza del termine di presentazione. L’accertamento, entro tali limiti, può essere integrato o modificato in aumento in base a nuovi elementi acquisiti dall’Amministrazione.
È importante sottolineare che la notifica dell’avviso di accertamento rappresenta un passaggio essenziale: qualora l’Agenzia non notifichi l’avviso entro i termini previsti, il contribuente non potrà più essere sottoposto a verifica per quel periodo d’imposta.
Una recente sentenza della Corte di Cassazione n. 4638/2024 ha stabilito che la documentazione relativa a vantaggi fiscali, come le agevolazioni, deve essere conservata anche oltre il termine decennale ordinario, a meno che non intervenga un accertamento prima della scadenza del termine.
Tale orientamento giurisprudenziale indica una maggiore attenzione verso la responsabilità probatoria in materia di benefici fiscali.
Accertamenti fiscali per attività digitali: e-commerce e dropshipping
Parallelamente, l’Agenzia delle Entrate ha intensificato i controlli sulle attività di e-commerce e dropshipping, fenomeni in forte espansione nel mercato digitale. Le contestazioni più frequenti riguardano redditi non dichiarati, omesse fatturazioni e mancati versamenti IVA, specialmente per vendite effettuate tramite piattaforme come Amazon, Shopify o marketplace esteri.
Gli accertamenti fiscali scattano quando:
- Si superano determinati volumi di incasso da vendite online.
- I movimenti finanziari (bonifici, pagamenti PayPal, Stripe) risultano incoerenti con i redditi dichiarati.
- Vengono utilizzate società o piattaforme estere senza adeguata registrazione fiscale in Italia.
- Si omette l’apertura della partita IVA, necessaria in caso di attività abituale.
Per difendersi efficacemente, è fondamentale verificare la correttezza del calcolo dell’imponibile, ricostruire margini e costi reali e contestare eventuali presunzioni errate sui flussi di denaro. Ignorare le comunicazioni fiscali o modificare documenti dopo la notifica può comportare sanzioni e conseguenze penali.